Design and Implementation of an Automated Class Attendance System for Educational Purposes

Abstract

This research was conducted in order to easily get the attendance of the students at the Eastern Mediterranean University (EMU) in the Turkish Republic of Northern Cyprus. The research technique used in the project is Design Base Implementation Research (DBIR) and it is a combination of hardware and software system. The main purpose of this research is to reduce the time taken by the existing student attendance system on a paper or via calling the name of the students and to increase the efficiency of the attendance system. Thus, it aims that the time spent by the lecturer for the attendance taking to be effectively acquired in teaching and the taking attendance to be more accurate. The developed system uses a microprocessor called Raspberry Pi. For the project, RC 522, which is a radio frequency identification (RFID) reader, and liquid crystal display (LCD) used. In addition, the application code for the Raspberry Pi is written with Python 2.7 programming language. This project contains five different phases. The first one is that the student read his/her card to the system. The second operation is the person's information which is processed by the system and the message is displayed on the LCD screen either as an error message or success message. The third operation is the transfer between Raspberry Pi and the server. The fourth operation is the server process where the database is available. With the information read from the card, attendance is also recorded to the Relational database management system (RDBMS) if it meets the requirements. Finally, the fifth process is web based management application that is available to student, teacher and administrators. The web-based application is developed using the HTML, PHP and JavaScript programming languages. This project offers an automated attendance system, which is faster and reliable, alternative to the current traditional methods of taking attendance at EMU.

ÖZ: Bu araştırma Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti, Doğu Akdeniz Üniversitesi’nde (DAÜ) bulunan öğrencilerin yoklamalarını kolaylıkla alabilme amacıyla yapılmıştır. Projede bulunan araştırma tekniği tasarım temelli uygulama araştırması olup hem yazılım kodarı hem de donanım devrelerinden oluşmaktadır. Bu araştırmanın temel amacı, üniversite içerisinde bulunan kağıt üzerinde veya isim çağırarak yapılan mevcut öğrenci yoklama sisteminin aldığı zamanı azaltmak ve yoklama sisteminin verimliliğini artırmaktır. Böylece, öğretim görevlisinin yoklama için dersinden harcadığı zamanın öğretime etkili bir şekilde kazandırması ve yoklamanın daha doğru alınması hedeflenmiştir. Proje, Raspberry Pi adında bir mikro işlemci tarafından çalışmaktadır. Bu projenin hayata geçirilmesi için Raspberry Pi ve içerisinde Python programlama dili ile yazılan koda ek olarak RC 522 denilen bir radyo frekansı ile tanımlama okuyucu ve sıvı kristal ekranı kullanılmıştır. Proje beş farklı işlem barındırmaktadır. Bunlardan ilki öğrencinin kartını okutup sisteme yoklamasını girmesidir. İkinci işlem, okutulmuş kişinin bilgilerinin sistem tarafından işlenmesi ve LCD ekranda dönen hata mesajı veya başarı mesajını görmesidir. Üçüncü işlem, Raspberry Pi ile sunucu arasında olan aktarma işlemidir. Dördüncü işlem ise sunucu işlemidir. Burada veri tabanı bulunmaktadır ve karttan okutulan bilgiler doğru kriterlere uygun ise yoklama buraya kaydedilir. Son olarak, beşinci işlem öğrenci, öğretmen ve yöneticilere sunulan web tabanlı bir uygulamadır. Web tabanlı uygulama ise HTML, PHP ve JavaScript programlama dilleri kullanılarak yapılmıştır. Bu proje, DAÜ'nün mevcut geleneksel yoklama yöntemlerine alternatif olarak daha hızlı ve güvenilir bir otomatik yoklama sistemi sunmaktadır.