Investigating Oral Communication Strategies Used by Registrar’s Office Employees in an International University Context: A Case Study

Abstract

The global spread of English has led to both the use of English as a lingua franca and as well as the emergence of new diversities of spoken English acknowledged as „World Englishes‟. This enlarging use of English in all domains of life including the higher education contexts necessitates mutual intelligibility among second language (L2) users for effective communication. In the pursuance of this aim, L2 users need to employ some oral communication strategies (OCSs). Given the fact that Eastern Mediterranean University (EMU) is an English-medium university which accommodates international students from 106 different countries, English is used as a lingua franca within the campus including the Registrar‟s Office (RO). However, there is no study conducted to investigate the strategies used by the employees to communicate with the non-Turkish speaking international students successfully. This study, then, aims to explore the oral communication strategies used by the RO employees to overcome oral communication breakdowns with the international non-Turkish speaking students at EMU. To achieve this goal, a mixed methods approach was followed to elicit data from 40 RO employee participants through Oral Communication Strategy Inventory (OCSI). In addition, 12 participants were interviewed to triangulate the findings obtained via the survey. After analyzing the collected data, the major findings of this study showed that RO employees mostly negotiated for meaning while speaking and listening. Findings of the study are justifiable as the RO employees have no other choice but maintaining successful communication with international non-Turkish speaking students in order to fulfill their needs. This study aims to fill the gap in the literature about oral communication breakdown in the English language taking place between the RO employees and the students in an international university context. The findings of this study can inform both the university administrators and syllabus designers to work in collaboration for designing an ESP course for the employees to improve their oral communication skills and strategies in English. Keywords: Oral communication strategies (OCSs), English as a lingua franca (EFL), oral communication breakdowns (OCBs), Registrar‟s Office (RO), English at workplace

ÖZ: İngilizcenin küresel yayılımı, hem İngilizcenin ortak bir dil olarak kullanılmasına, hem de “Dünya İngilizleri” olarak bilinen yeni İngilizce türlerinin ortaya çıkmasına neden olmuştur. Yüksek öğretim bağlamları da dahil olmak üzere yaşamın her alanında İngilizcenin bu yaygın kullanımı, ikinci dil (L2) kullanıcıları arasında etkili iletişim sağlayabilmek için karşılıklı anlaşılabilir olmayı gerekli kılmaktadır. Bu amaç doğrultusunda, İngilizceyi ikinci dil olarak kullananlar, bazı sözlü iletişim stratejileri (SİS'ler) kullanmak durumundadırlar. Doğu Akdeniz Üniversitesi (DAÜ), 106 farklı ülkeden uluslararası öğrenciye ev sahipliği yapan ve İngilizce dilinde eğitim veren bir yüksek öğretim kurumdur. Bu nedenle, DAÜ Öğrenci İşleri Ofisi çalışanları, Türkçe konuşamayan ve iletişim için İngilizce kullanan pek çok öğrencinin farklı İngilizce türleriyle yüz yüze kalmakta, söz konusu çalışanların bu öğrencilerle olan etkileşimlerini belirli bir verimlilik düzeyinde sürdürmeleri beklenmektedir. Ancak, bu verimliliğin nasıl elde edildiğini anlamak için yapılan hiçbir çalışma yoktur. Bu nedenle bu çalışma, DAÜ Öğrenci İşleri Ofisi çalışanlarının, uluslararası öğrencilerle İngilizce dilinde sözlü iletişim kopukluklarının üstesinden gelmek için ne gibi stratejiler kullandıklarını araştırmayı amaçlamaktadır. Bu amaca ulaşmak için, karma araştırma yaklaşımı kullanılarak, 40 Öğrenci İşleri Ofisi çalışanı katılımcıdan Sözlü İletişim Stratejisi Envanteri (OCSI) aracılığıyla veri toplanmıştır. Ayrıca çalışmanın güvenirliğini ve geçerliğini artırmak için 12 katılımcı ile mülakat gerçekleştirilmiştir. Toplanan verilerin analizi sonucunda elde edilen bulgular, Öğrenci İşleri Ofisi çalışanlarının dinleme ve konuşma sırasında çoğunlukla anlamı doğrulamak için stratejiler kullandıklarını göstermiştir. Bu sonuç, söz konusu çalışanların Türkçe konuşamayan uluslararası öğrencilerle etkili iletişim kurmak için İngilizce dilinde anlaşmaktan başka seçeneğe sahip olmamalarından dolayı, gerçekçi ve savunulabilir bir sonuçtur. Bu çalışma, uluslararası bir üniversite ortamında üniversite personeli ile öğrenciler arasında gerçekleşen İngilizce sözlü iletişim kopukluklarını araştıran çalışmalara katkı sağlamayı amaçlamaktadır. Bu çalışmanın bulguları, hem üniversite yöneticilerine hem de müfredat tasarımcılarına, çalışanların İngilizce sözlü iletişim becerilerini ve stratejilerini geliştirebilmeleri için bir Özel Amaçlı (ÖAİ) kursunun hazırlanmasına ışık tutabilir. Anahtar Kelimeler: Sözlü iletişim stratejileri (SİS), ortak dil olarak İngilizce, sözlü iletişim kopuklukları, Öğrenci İşleri Ofisi, işyerinde İngilizce kullanımı