The Influence of Change Orders leading to Disputes in Construction Phase: Contractors’ Perspective

Abstract

ABSTRACT: Changes and Change Orders are inevitable in almost every type of project. It plays an important role in determination of quality, the overall cost and the completion time of a construction project. Thus, the Change Order process should be managed well. The Change Orders in construction are one of the main causes of conflict between the owner and the contractor. Unless a good management is applied to conflicts, they quickly turn to disputes which require resolution. The dispute resolution process is highly time consuming and costly manner. The study aims to examine the influence of Change Orders leading to disputes in construction phase of a project from the contractors‟ perspective. To identify the objective, a questionnaire survey is carried out. To do so, 37 common Change Orders are selected from the literature and the questionnaire survey is carried out with 52 construction companies from the private sector of the North Cyprus construction industry. From the analysis of the 37 change orders, 4 of them are identified to be the most effective. They are As-built used for design were incorrect, Late issue of design, Change in timing of vendor drawing approval, and Design changes. As it can easily be seen, the all 4 most effective change orders are related with the design. The 4 least effective change orders are identified as Regulatory/Permit change, Code change, Change in access to the work area, and Accident-Change in safety approach. As it can be seen the 3 least effective change orders are related with the regulatory changes. Often Change Orders can become a polarizing factor between the parties. The owner‟s objectives are to minimize the impact of Change Orders to the greatest extent possible as a measure of control over a project‟s budget and schedule. Comparatively, the contractor‟s interests may involve expanding the scope of work beyond the defined by the contract, in addition to boosting its project revenue. The differing objectives between the parties can result in divergent positions and the inability to attain fair and equitable relations in changes. If the owner and/or the contractor elect to ignore or postpone the negotiation and settlement of Change Orders until the end of a project, the issues that may have been previously solvable have a greater potential of being disputed and becoming claims. The researches and studies on variations and Change Orders, and their causes and effects are still limited. Further researches and studies should be done in order to have more information and knowledge in hand to fulfil the requirements of the construction industry. The researches should be done in the design, bidding, contract, and construction phase. It has a significant importance for the studies to be done especially in the construction phase which is the case of this study. So that, the researchers will have more data, information and knowledge in hand for further studies and the construction industry will get benefit from them. Keywords: Change, Change Order, Claim, Conflict, Dispute, Construction, North Cyprus. ………………………………………………………………………………………………………………………… ÖZ: Değişiklik ve Değişiklik Emirleri, hemen hemen tüm proje türleri için kaçınılmazdır. Bunlar, bir inşaat projesinin kalitesinde, genel maliyetinde ve tamamlanma süresinde önemli rol oynarlar. Bu yüzden, Değişiklik Emirleri süreci iyi yönetilmelidir. Bir inşaat projesindeki Değişiklik Emirleri, mal sahibi ve yüklenici arasındaki başlıca anlaşmazlıklardan biridir. Eğer bu anlaşmazlıklar iyi yönetilmezse, bunlar süratle tartışmalara yol açar ki çözümlenmesi zor bir hal alır. Bu çözümleme süreci oldukça zaman alıcı ve maliyetli işlemlerdir. Bu çalışma, yüklenici bakış açısından, bir inşaat projesinin inşaat yapım safhasındaki, mal sahibiyle yüklenici arasında itilaflara yol açabilecek Değişiklik Emirlerinin etkilerini incelemeyi hedeflemektedir. Bu hedef doğrultusunda, bir anket çalışması yürütülmüştür. Bunun için, literatürden 37 genel Değişiklik Emiri seçilmiş ve Kuzey Kıbrıs inşaat endüstrisi özel sektöründen 52 inşaat firmasıyla bir anket çalışması yürütülmüştür. 37 değişiklik emirinin analizi sonucunda, 4 değişiklik emri en etkili olarak öne çıkıtı. Bunlar, Yerinde yapılmışlardan hazırlanan tasarımın yanlış olması, Tasarımın geç çıkması, Tedarikçi çizimlerinin onayındaki zamanlama değişikliği ve Tasarım değişiklikleri‟dir. Kolaylıkla görülebileceği üzere, tüm enetkili değişiklik emirleri tasarımla alakalıdır. En etkisiz 4 değişiklik emri ise, Mevzuat/izinler değişikliği, Yönetmelik/standartlar değişikliği, Çalışma alanına girişteki değişiklik ve Kaza-emniyet yaklaşımındaki değişiklik‟tir. Burda da görülebileceği gibi en etkisiz 3 değişiklik emri kanun düzenlemeleriyle alakalıdır. Değişiklik Emirleri, çoğu kez taraflar arasında kutuplaşmaya yol açabilecek bir etkiye sahiptir. Mal sahibinin amacı, Değişiklik Emirlerinin projenin bütçesi ve iş programı üzerindeki etkiyi mümkün olduğunca çok minimize etmektir. Mukayeseli olarak, yüklenicinin ilgisi, sözleşmede tarif edilen iş kapsamını genişletmek ve buna ek olarak proje gelirini artırmaya yöneliktir. Amaçlardaki farklılıklar, Değişiklikler için, tarafların birbirinden uzak pozisyon almalarına ve iyi ve adil bir ilişki yürütmelerine engel teşkil eder. Eğer mal sahibi ve/veya yüklenici, Değişiklik Emirlerini müzakere etmeyi ve bir karara bağlamayı, projenin bitimine kadar aldırmamayı veya ertelemeyi seçerse, önceden çözümlenebilecek konu sonrasında tartışmalara ve taleplere yol açabilecek daha büyük bir potansiyele ulaşır. Değişiklik ve Değişiklik Emirleri, onların sebepleri ve etkileri üzerindeki araştırma ve çalışmalar hala sınırlı sayıdadır. Bu konudaki, İnşaat sektöründeki bilgi gereksinimini giderebilmek için daha fazla araştırma ve çalışma yapılması gerekir. Araştırmalar, tasarım, ihale, sözleşme ve inşaat yapım safhalarında yapılması gerekir. Çalışmalar, özellikle bu tezin de konusu olan inşaat yapım safhası da yapılması önem taşır. Böylece, hem araştırmacıların elinde daha ileri araştırmalar için veri ve bilgi olur, hem de inşaat sektörü bundan faydalanır. Anahtar Kelimeler: Değişiklik, Değişiklik Emirleri, iddia, uyuşmazlık, ihtilaf, inşaat, Kuzey Kıbrıs.